【塾の保護者連絡】AIでメール作成が5分に！コピペで使えるChatGPT例文＆クレームを防ぐ言葉選び5選

2025年7月18日2025年9月11日

塾を運営する夫婦の会話形式でお聞きいただけます。

「〇〇君の保護者様へ、今日の授業の様子を伝えたいけど、なんて書けば…」
「欠席連絡への返信、毎回同じ文章でいいのかな…」
「授業態度について伝えたいけど、クレームにならないか不安…」

生徒指導と同じくらい、あるいはそれ以上に神経を使い、時間を要するのが「保護者様とのコミュニケーション」です。特にメールでの連絡は、言葉選び一つで信頼を勝ち取ることも、思わぬ誤解やクレームに繋がることもあります。

この記事では、単にAIを使ったメール作成の時短術を紹介するだけではありません。20年以上にわたり塾の現場を見てきた私たちが、**保護者の方との信頼関係を築き、クレームを未然に防ぐための「言葉選びの思想」**と、それを実現する具体的なChatGPT活用法を徹底解説します。

もう、パソコンの前でうんうん唸る時間は終わりです。AIを「頼れる秘書」にして、保護者様との良好な関係を、効率的に築き上げていきましょう。

1. 塾の評価は「連絡の質」で決まる。AIが最強の右腕になる理由

保護者様が塾に求めているのは、子どもの成績向上だけではありません。「うちの子を、一人の人間としてしっかり見てくれているか」という安心感を求めています。その安心感の源泉となるのが、日々の細やかな連絡です。

しかし、これを人力でやろうとすると、膨大な時間がかかります。
そこでAIの出番です。AIに9割の「丁寧な下書き」を任せ、先生は残りの1割、**生徒一人ひとりへの想いを込めた「魂の注入」**に集中する。これこそが、質と効率を両立させる、現代の塾経営者の新しいコミュニケーション術なのです。

【重要】最高のメールを作るための下準備
AIに最高の仕事をさせるには、あなたの塾の情報を記憶させる「カスタム指示」の設定が不可欠です。まだの方は、まずはこちらの記事を読んで、5分で完了する”最強の準備”を済ませておきましょう。

ChatGPTに毎回同じ指示は無駄！あなたの塾の情報を「記憶」させる魔法の設定とは【塾経営者のカスタム指…

「私は滋賀県草津市で●●学習塾を運営しています。ターゲットは中学生で…」 ChatGPTを使うたびに…

2. 【シーン別】保護者の心を掴む！メール例文＆プロンプト5選

ここからは、塾でよくある5つのシーン別に、具体的なプロンプト、AIによる生成例文、そして最も重要な**「人間によるプラスαの言葉」**を解説します。

① ポジティブ報告：「頑張り」を具体的に伝え、ファンを作る

良い報告は、多ければ多いほど良いです。生徒の良い変化や頑張りを具体的に伝えることで、保護者の安心感と塾への信頼は一気に高まります。「うちの子、ちゃんと見てもらえてるんだ」と感じてもらう絶好の機会です。

【プロンプト】
塾生徒の保護者宛に、本日の授業の様子を伝えるポジティブな報告メールを作成してください。
中１数学をして最後には「わかった！」と笑顔を見せてくれました。

【出力例】
件名：【本日のご報告】〔◯◯さん〕中１数学の授業について
◯◯様
いつもお世話になっております。〔塾名〕の〔担当：□□〕です。
本日の〔中１数学〕の授業の様子をご報告いたします。
— 学習内容 —
・中１数学（単元例：正負の数／文字式など）
— 本日の様子 —
前半は「ここが難しいかも」と慎重に取り組んでいましたが、
要点を一緒に整理し、手を動かして問題を解くうちに理解が深まり、
最後には「わかった！」と笑顔を見せてくれました。とても良い表情でした。
— 特に良かった点 —
・途中式を丁寧に書き、ミスの振り返りができた
・自分の言葉で解き方を説明できた（再現性◎）
・わからない所をそのままにせず、質問できた
— ご家庭でのワンポイント復習（5～10分目安） —
・今日解いた類題を1～2問だけ解き直す
・「なぜその計算になるのか」を一言メモに残す（例：符号のルール）
※無理のない範囲で大丈夫です。自信の定着が目的です。
次回は今日の内容の小テストから入り、応用問題に進む予定です。
この調子で理解がさらに積み上がっていきそうです。
何か気になる点がございましたら、いつでもご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。

② 改善提案：「懸念」を「期待」に変える伝え方

授業態度の注意など、デリケートな内容を伝える際は、言葉選びが全てです。ポイントは「問題行動の指摘」ではなく、「本来の力を発揮すれば、もっと良くなる」という期待を伝えることです。これにより、保護者を「共犯者」に変えることができます。

【プロンプト】生徒の保護者宛に、授業態度について少し懸念があることを伝える、丁寧な相談メールを作成してください。

【AI生成例文】
件名：【ご相談】〔◯◯さん〕の授業中のご様子について（中１数学）
〔◯◯様〕
いつもお世話になっております。〔塾名〕の〔担当：□□〕です。
本日は、〔◯◯さん〕の授業中のご様子について、今後の学習をより良くするための“前向きなご相談”としてご連絡いたしました。
直近の観察状況（例：9/4・9/11の中１数学）
説明を聞いている最中に、視線が外れやすく集中が途切れる時間がありました。
プリントの提出忘れや、問題に取り掛かるまでの開始の遅れが見られました。
声かけを行うと再び取り組めるため、意欲自体はあります。
塾側で実施した対応
席の配置調整、短い単位での課題提示（3～5分ごとのミッション化）
こまめな声かけ・確認、目標と終了時刻を明確化
成功体験を積むため、最初は取り組みやすい問題から着手
⇒ その場では改善が見られますが、後半に再度集中が切れることがあるため、ご家庭とも連携して習慣面を整えたいと考えています。
ご家庭でお願いしたい小さなサポート（無理のない範囲で）
学習前のルーティンを固定（鉛筆削り→テキスト準備→今日の目標を一言で）
学習環境の整理（スマホ・ゲーム機は別室、必要物のチェックリスト）
「まず1問だけ」から開始（取り掛かりのハードルを下げる）
就寝・起床リズムの安定（翌日の集中力に直結）
宿題の最後に**「できたことを1行メモ」**（自信の見える化）
〔◯◯さん〕の良いところ（強み）
質問すると素直に取り組み直せる姿勢があります。
正解できたときに嬉しそうな表情を見せ、周囲への気配りもできます。
基本事項の理解は着実に積み上がってきています。
本件は注意や叱責を目的としたものではなく、今のうちから一緒に整えて、より伸びやすい状態を作りたいという趣旨です。もし体調や生活リズム、習い事やご家庭のご事情など、勉強に影響していそうな点があれば、差し支えない範囲でお知らせください。対応や配慮を検討いたします。
短いお電話または面談で10分ほど状況を共有できれば幸いです。
〔ご提案：9/12(木) 18:30～／9/13(金) 20:00～／9/14(土) 16:00～〕
ご都合の良いお時間をお知らせいただけますでしょうか。別日程も柔軟に調整いたします。
引き続き、〔◯◯さん〕が安心して通い、学びを楽しめるよう全力でサポートいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。

③ 無断欠席：「心配」を伝え、関係を深める

無断欠席への連絡は、単なる事務連絡ではありません。「何かあったのでは」と生徒を気遣う、大切なコミュニケーションの機会です。ここで送るメールの質が、塾への信頼度を大きく左右します。

【プロンプト】本日、無断で授業を欠席した生徒の保護者宛に、安否を気遣う丁寧な連絡メールを作成してください。決して責めるニュアンスにならないよう配慮してください。

【AI生成例文】
件名：【ご様子の確認】本日の授業について（〔◯◯さん〕）
〔◯◯様〕
いつもお世話になっております。〔塾名〕の〔担当：□□〕です。
本日の〔◯◯さん〕の授業（〔例：19:00–19:50／中１数学〕）につきまして、開始時刻になってもお越しが確認できなかったため、念のためご様子を伺いたくご連絡いたしました。お怪我や体調不良など、何もございませんでしょうか。まずはご無理のないようお過ごしください。
本日の件につきましては、振替や学習のフォローは柔軟に対応いたします。
お手数でなければ、以下のいずれかの形で番号だけご返信ください。
1）体調不良のため休養中（落ち着き次第、振替希望）
2）家庭のご事情により本日は欠席（振替希望）
3）本日は参加が難しかったが、次回から参加予定（振替不要）
4）お電話で相談したい（ご都合の良い時間帯：＿＿）
5）その他（自由記載）
※振替をご希望の場合は、だいたいのご希望曜日・時間帯をお知らせいただければ、こちらで候補をお送りします。
※本メールが行き違いでしたら、どうぞご放念ください。
ご心配やご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせください。
〔◯◯さん〕が安心して学習を続けられるよう、引き続き丁寧にサポートいたします。

【魂の注入ポイント！】
AIが作った文章に加え、「また〇〇さんの元気な顔が見られるのを楽しみにしています」という一言を添えるだけで、温かい人間味が伝わり、保護者の方も安心して返信しやすくなります。

④ 料金督促：「気まずさ」を「事務連絡」に変える

お金の話は、誰にとっても気まずいものです。だからこそ、感情を排し、システムが送るような「事務連絡」として徹するのが正解です。AIは、この役割に最適です。

【プロンプト】
先月分の授業料が未納となっているご家庭への、丁寧な督促メールを作成してください。（「ご確認のお願い」というスタンスで、柔らかい表現にしてください。

【AI生成例文】
件名：【ご確認のお願い】先月分の授業料について（〔◯◯さん〕）
〔◯◯様〕
いつもお世話になっております。〔塾名〕の〔担当：□□〕です。
先月分の授業料につきまして、現時点で入金の確認が取れておりませんため、念のためご連絡差し上げました。お忙しいところ恐れ入りますが、下記内容のご確認をお願いいたします。
— 対象月：〔先月（例：2025年8月分）〕
— 対象生徒：〔◯◯さん〕
— 金額：〔¥○○,○○○〕
— 本来のお支払期日：〔○/○〕
— お支払方法：〔口座振替／お振込／クレジット決済など〕
つきましては、〔○/○（新たな目安日）〕までにご都合のよい方法でお手続きをお願いいたします。
もしすでにお手続きがお済みの場合は、行き違いでのご連絡となり申し訳ございません。入金反映のタイミングによる可能性もございますので、本メールはご放念ください。
お手数ですが、下記も合わせてご確認ください。
お振込先：〔銀行名／支店名／口座番号／口座名義〕
請求書（控）：〔添付／ポータルURL〕
領収書の発行：ご希望の場合はお知らせください
なお、お手続きに関するご事情やご相談（分割・振替・期日の調整等）がございましたら、遠慮なくご一報ください。可能な範囲で柔軟に対応いたします。
ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

作成時に日付や金額も指定しておけば、入力したものを生成できます。

⑤ 面談打診：「手間」をかけさせない配慮の塊

面談調整で最も重要なのは、相手に「考えさせない」「手間をかけさせない」ことです。目的を明確に伝え、選択肢を提示し、返信のハードルを極限まで下げることが、デキる塾の証です。

【プロンプト】
保護者面談の日程調整をお願いするメールを作成してください。
相手が返信しやすいように工夫してください。

【AI生成例文】
〔◯◯様〕
いつもお世話になっております。〔塾名〕の〔担当：□□〕です。
〔◯◯さん〕の学習状況や今後の方針について、20分ほどの保護者面談をご案内いたします。
ご返信は番号と希望方法だけでOKですので、サッとお返事いただけますと幸いです。
— 面談候補（所要：約20分／日本時間）—
1）9/12（金）18:30–18:50（対面／オンライン可）
2）9/13（土）10:30–10:50（対面推奨）
3）9/14（日）20:00–20:20（オンライン）
— 面談方法 —
A：対面（〔校舎名・住所〕）
B：オンライン（Zoom）
C：お電話（〔発信番号〕よりおかけします）
【返信例】
「2・A」／「3・B」のように、番号＋方法でお知らせください。
別日をご希望の場合は、第2・第3希望も合わせてご記入いただけると調整がスムーズです。
（例）「9/16（月）19:00以降で20分」「9/18（水）18:00〜20:00の間」
— 主な議題（変更可）—
・直近の理解状況とつまずきポイント
・家庭学習の進め方／宿題の量と質
・定期テスト対策の計画（目標点・科目別戦略）
・今後1ヶ月の学習目標と面談後のフォロー
※保護者様のみ／お子さま同席、どちらでも構いません。
※急ぎのご相談があれば、メールへの一言でも大丈夫です。
ご多忙のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。