まだ手書き？AIで「保護者面談の記録」はここまで楽になる！議事録作成・時短術

「えーっと、前回の保護者面談で、何をお約束したかな…？」
「面談後に議事録を作らないといけないけど、正直、面倒で後回しにしがち…」
「録音したけど、1時間の音声を全部聞き直して文字に起こすなんて、時間がもったいなくてできない！」

保護者面談は、塾とご家庭との信頼関係を築くための最も重要な機会です。しかし、その後の「記録作成」という、地味で時間のかかる作業が、大きな負担になっていませんか？

もし、あなたが「面談後の記録作成に1時間以上かかっている」としたら、この記事はその作業を約15分で終わらせる、極めて現実的な解決策になります。

この記事では、AIを活用して、面倒な面談記録の手間を劇的に削減し、誰が見ても分かりやすい「議事録」を効率的に作成するための全手順を、初心者の方にも分かりやすく解説します。

もう、面倒な議事録作成に、あなたの貴重な時間を奪われる必要はありません。

なぜ、あなたの「面談記録」は時間がかかるのか？

そもそも、なぜ面談の記録作成はこれほど時間がかかるのでしょうか。それは、私たちが無意識に3つの面倒な作業を同時に行っているからです。

• 思い出す作業: 「どんな話をしたか」を記憶の底から掘り起こす。
• 書き起こす作業: 手書きのメモや音声を、PCで入力し直す。
• 要約する作業: 長い会話の中から、重要なポイントを抜き出してまとめる。

この中で、最も時間と労力がかかるのが②と③です。そして、この2つこそ、AIが最も得意とする作業なのです。面倒な部分はすべてAIに任せ、あなたは「話した内容の最終確認」をするだけで済む。これが、今回ご紹介する時短術の核心です。

2. 【約15分で完了】AIにお任せ！超時短・議事録作成3ステップ

では、具体的な手順をご紹介します。この3ステップを踏めば、1時間の面談も、驚くほど短時間で記録が完成します。

ステップ1：【録る】許可を得て、会話を丸ごと音声データ化する（所要時間：10秒）

面談中は、メモを取ることに気を取られず、相手の話に100%集中しましょう。記録は「音」で残します。

• 方法:
  スマートフォンの録音アプリやICレコーダーを使います。
• 重要なポイント：必ず許可を得る
  面談の冒頭で、**「今後の指導の質をさらに高めるため、よろしければ本日の面談内容を録音させていただいてもよろしいでしょうか」**と、丁寧にお伝えしましょう。

ステップ2：【文字起こし】AIに音声ファイルを“丸投げ”する（所要時間：実質5分）

録音した音声データ（mp3やm4aファイルなど）を、AIを使ってすべてテキストに変換します。高価な専用ツールは必ずしも必要ありません。

方法:
ChatGPTやGeminiには、音声ファイルを直接アップロードする機能があります。
使い方は、ファイルをドラッグ＆ドロップし、「この音声をすべて文字に書き起こしてください」と指示するだけ。1時間の音声でも、数分待てば、驚くほど高精度なテキストデータが生成されます。
(※無料版のAIでは、音声ファイルのアップロード機能や時間・容量などが制限されている場合があります)

効果:
これまでなら数時間はかかっていたテープ起こし作業が、ほぼ自動で完了します。

ステップ3：【要約】AIに議事録を“清書”させる（所要時間：10分）

文字起こしされただけの長いテキストは、まだ読みにくい文章です。これを、同じAIとの会話の中で、議事録として清書させます。

【プロンプト】ありがとうございます。では次に、先ほどあなたが書き起こしたこの面談のテキストを分析し、以下のフォーマットで整理・要約してください。

• 面談日:
• 参加者:
• 本日のメイントピック:（面談の主題を1行で）
• 保護者様からのご意見・ご要望:（箇条書きで3点以内）
• 塾側からのご提案・お約束:（箇条書きで3点以内）
• 特記事項（生徒の様子など）:
• ネクストアクション（次回までの宿題）:

効果:
AIが長文の中から重要なポイントを自動で抽出し、誰が見ても分かりやすい構造化された「議事録」を一瞬で作成してくれます。あなたは、生成された内容に間違いがないか最終チェックし、必要に応じて少し手直しするだけ。 これで、あなたの作業は完了です。

3.実は…この流れを、もっと自動化できます

この流れは、ちょっと工夫すると、音声ファイルをアップロードしたら面談データを自動生成するというような自分専用アプリを作ることもできます。

高価な議事録作成サービスに毎月課金しなくても、一度仕組みを整えれば、月々の費用を抑えながら、自塾に最適化されたツールを半永久的に使い続けることができるのです。

①10分程度で作った保護者面談の議事録作成アプリ

②音声ファイルをアップロードすると保護者面談の内容を自動生成

ある程度の情報をAIで作成したうえで、不足分があれば追加していくなどの方法だと業務時間が圧縮できますね。

こういったツールの作成に関しても、ご相談いただければ無料で作成する方法をお伝えいたします。